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為了加強對公司存貨的控制,提高公司的基礎管理水平,進一步規范物料的進銷存,保管和控制程序,維護公司資產的完全完整,加速資金周轉,特制定本制度,具體如下:
一,物料的驗收入庫:
1.材料到達公司后,倉管員根據公司的采購訂單,核對材料的編碼,名稱,規格是否一致.特別是對材料的編碼進行核對,看是否與倉庫現有物料的編碼是否一致,如果存在同一種物料有多種編碼的話,要上報其主管進行修正.
2.材料須經過使用部門或請購人員及檢驗人員對質量檢驗合格后,方可辦理入庫手續.
3.對于需要地磅過稱的物料,要經過財務,倉庫,.供應商三方一起過磅確認后,才能夠辦理確認入庫的數量.
4.采購的材料,經檢驗合格后,要及時辦理采購入庫手續,當天采購到達公司的物料,原則上要當天要辦理完采購入庫手續,如果有特殊原因,應在次日上午辦理完畢.采購入庫單上要有倉庫,品檢和供應商的簽名.
5.供應商贈送的物料,也要辦理入庫.可在ERP中制作其他入庫單.
6.由于生產急需或其他原因不能形成入庫的材料,倉管員要到現場核對驗收.
二,物料的保管
  1.材料驗收入庫后,需按不同的類別,特點和用途進行分類存放,對于同一種材料原則上要放在一起,但如果空間不夠時,要在標簽上注明此種物料還有的所存放在什么位置,但存放位置不能超過兩個.
  2.物料存放后,要在相應的物料上或其旁邊的貨架上貼物料標簽,標簽上要注明物料的編碼,名稱,規格及其他必要的相關信息.
3.所有物料存放時,要排列整齊,數量多時,要打包存放.如:1000個一箱,100個一袋等.然后擺放所余的零頭.
4.倉管員對定期不定期對所保管的物料進行清掃,確保所存放的物料清潔.
三,物料的發放:
  1.倉管員憑領料人的領料單如實領發,原則上要求所有的物料發出都要有相應的ERP領料單,并有領料人,及領料人主管簽名方可發料.如果急需發料,或其他原因,可先用手工的單據發料,并要求有領料人及其主管人簽名才可以,并要求領料人事后要補相應的ERP領料單,同時再要求在ERP領料單上補簽名字.且要求手工單據更換ERP單據的時間不能超過兩個工作日.
  2.倉管員發料時,要核對庫存的物料與ERP領料單上的物料編碼是否一致,如果不一樣時,要及時上報其主管進行修正.確保發料與實物的名稱,編碼都一樣,
  3.若沒有領料單,或者領料單上面簽字不清或被涂改的,以及沒有相應領料人主管簽名的,倉管員有權拒絕發料.
  4.任何人不辦理領料手續不得以任何名義從倉庫內拿走物料,不得在貨架上亂翻亂動.
  5.生產部門領料時,應在ERP中開材料出庫單.其他部門領料時,應在ERP中開其他出庫單,并在部門中填寫相關部門.備注里面注明該部門領用此材料的用途.
 四,物料的退倉:
  1.由于生產計劃的更改引起領用的物料剩余時,應及時辦理退庫并辦理退庫手續,在ERP中開其他入庫單,注明退倉的訂單號,并在備注里注明退庫的原因.
  2.如果是由于生產當中產生的廢品或者次品,也應及時辦理退庫.并且此類物品應另外存放,并注明.在ERP中開其他入庫單,并在備注里注明退庫的原因.
五.倉庫的記帳:
1.倉庫記帳的基本原則就是:只要發生物料進入倉庫時,都要辦理相應的入庫手續,并記入倉庫數量明細帳的借方(入庫);同時,只要物料發出倉庫時,也應要辦理相應的出庫手續,并記入倉庫數量明細帳的貸方(發出).確保帳證相符,帳實相符.
2.倉庫的記帳也要具有連續性:也就是說倉庫帳本上面的每次的結存數=上次的期末數+本期入庫數-期末結存數.如果需要盤點時調整,也應辦理盤點調整手續.登記在倉庫的帳本上面.
3.倉庫的帳本不能隨便涂改,如果發生記錯數字時,應劃線更改,并簽名確認;
4.倉管員要根據有關的入庫單和領料單記帳,嚴禁私自亂記帳
5.倉庫的帳本上不允許出現負數.
六.倉庫單據的設立及保管:.
倉庫的單據都是原始單據,非常重要,為了便于查找,整理和保管,現要求如下:
  1..采購入庫單與調拔入庫單,其他入庫單,其他出庫單全部用ERP單打印出來,如:交給財務固定為黃聯
  2.生產領料由于數量多,可以合并打印,要求倉庫全部用手工制作生產領料單,同時要有相應的項目:倉庫,訂單號,材料編碼,材料名稱,規格型號,數量,單位,領料的部門,日期,還要有單號(要求單號要有連續性),要求的紙張統一為四聯二等紙,分給每個部門的一聯都應固定的,如交給財務的為黃聯.
3.倉管員應對入庫單及領料單按單號進行排序整理,少單或者單據手續不齊全,倉管員要負責.同時倉庫主管及財務成本核算員應定期不定期的進行抽查.
七.倉庫的盤點:
1.倉管員應對所保管的物料進行日常盤點,查核帳面與實物的數量是否有差異,并查找差異原因.
2.財務會定期不定期對倉庫進行盤點,要求倉管員要進行全力配合.盤點時,有所在倉的倉管員,倉務員,收發員及盤點人員進行一起抽盤,在盤點時,倉管員當時應對盤點的數量進行確認,盤點完后,可以允許盤點誤差范圍為5%誤差范圍內的物料盤點數量可以進行復盤更改確認,超過此誤差比例視同為盤點錯誤.財務會在盤點分析報告里注明,同時追究盤點人的責任!
 3.盤點數量誤差的規定:單價在1.00元以下的物料,誤差率為:1%,單價在1.00-5.00元之間的物料,誤差率為:0.1%,5.00元以上的不存在誤差率
4.盤點完后,如果存在盤盈及盤虧的情況,財務成本核算員要統計出來,然后由倉管員簽名,倉庫負責任人簽名.然后交公司領導處理盤點結果,最后,倉庫可根據公司領導批準后的結果進行帳目調整.
八,倉管員的招聘與辭工手續的辦理:
1.所有招聘的倉庫員經過倉庫負責人面試后,決定是否復試.然后復試的人員要由財務成本主管進行有關的復試:對其數字敏感程度,職業道德,記帳的基本知識等向人力資源部提出相關意見.
2.倉管員提出辭工申請時,倉庫主管應核對其所管轄的物料的實物數與盤點數是否一致,打印出盤點單,并對其所保管的帳本與原始單據進行查看,倉管員辭工時應辦理交接,然后倉庫負責人在辭工手續上簽名.成本主管應對所提供的資料進行審核簽名.最后交人力資源部進行審批.
九.對倉庫工作的監督和評估:
對倉庫工作的開展,其他相關部門可以提出合理化的建議和相關要求.特別是財務部門會對倉庫的物料,以及帳目等要進行審查.同時要求其他部門一起來對每個倉庫進行評估.具體評估的對象如下:
1.倉庫物料擺放是否整齊,是否歸類存放,物料是否潔凈
2.相關標識是否準確
3.盤點數量與帳面數量的準確程度
4.倉管員的配合程度.
5.相關單據保存是否完整及手續是否符合要求
可由倉庫主管,成本主管,人事主管,倉管員(互評)對每個倉庫進行評分考核,上述5個項目,每個項目為20分,滿分100分.然后匯總考核結果交人力資源部和公司領導進行審閱和進行相關的獎懲.剛開如可半月一次進行評估,以后根據倉庫的具體情況,進行相應的調整.